Política de Privacidade

1. Responsável pelo tratamento

A aplicação FieldFlow é disponibilizada pela:

Proeza Condensada Unipessoal Lda
Marca comercial: The Wild Theory
Avenida da Boavista 1167, Sala 1.6
4100-130 Porto, Portugal
Email: geral@thewildtheory.com

Para dados relacionados com a administração da aplicação, segurança, suporte, faturação e gestão das contas, a Proeza Condensada Unipessoal Lda atua como responsável pelo tratamento.

Quando o FieldFlow é utilizado para executar operações, campanhas, visitas ou reportes de uma entidade cliente, essa entidade poderá atuar como responsável pelo tratamento e a Proeza Condensada Unipessoal Lda como subcontratante, de acordo com o contrato celebrado entre as partes.

2. Sobre o FieldFlow

O FieldFlow é uma plataforma operacional destinada a equipas de merchandising, promotores, comerciais, coordenadores, gestores de projeto e clientes autorizados.

A aplicação permite, entre outras funcionalidades:

• Consultar e executar rotas e visitas a pontos de venda.
• Preencher formulários operacionais e auditorias.
• Registar evidências fotográficas e observações.
• Consultar campanhas, briefings, stocks e produtos.
• Registar despesas e respetivos comprovativos.
• Consultar dashboards, relatórios e indicadores de execução.
• Exportar informação em Excel, PDF e CSV.

3. Dados pessoais que podemos recolher

O FieldFlow não vende dados pessoais nem utiliza os dados dos utilizadores para publicidade comportamental.

4. Permissões utilizadas pela aplicação

5. Como recolhemos os dados

Os dados podem ser recolhidos:

• Quando a conta é criada ou configurada por um administrador autorizado.
• Quando o utilizador inicia sessão na aplicação ou no portal web.
• Quando consulta ou executa uma rota ou visita.
• Quando preenche e submete um formulário ou reporte.
• Quando capta ou seleciona fotografias.
• Quando regista uma despesa ou envia um comprovativo.
• Quando utiliza uma funcionalidade de localização.
• Quando solicita suporte ou comunica com a The Wild Theory.
• Através de logs necessários para segurança, autenticação e diagnóstico.

6. Finalidades do tratamento

Os dados são tratados para:

• Criar, autenticar e gerir contas de utilizador.
• Disponibilizar as funcionalidades do FieldFlow.
• Planear, atribuir, executar e acompanhar rotas e visitas.
• Registar ações realizadas nos pontos de venda.
• Validar a localização de uma visita quando aplicável.
• Guardar evidências fotográficas e documentos operacionais.
• Produzir dashboards, relatórios, exportações e indicadores.
• Gerir stocks, produtos, campanhas, briefings e despesas.
• Assegurar suporte técnico e continuidade do serviço.
• Proteger a plataforma contra acessos indevidos, fraude ou abuso.
• Cumprir obrigações contratuais, contabilísticas, fiscais e legais.
• Melhorar a estabilidade e o desempenho da aplicação.

7. Fundamentos jurídicos

Consoante o tratamento, podemos basear-nos em:

• Execução de contrato, para fornecer o FieldFlow, gerir contas e executar os serviços contratados.
• Interesse legítimo, para segurança, prevenção de fraude, suporte, auditoria, melhoria e gestão operacional.
• Cumprimento de obrigação legal, nomeadamente em matérias fiscais, contabilísticas, laborais ou de cooperação com autoridades.
• Consentimento, quando a lei o exigir, por exemplo para permissões opcionais ou tratamentos adicionais.

8. Quem pode receber ou consultar os dados

O acesso é limitado ao necessário e pode incluir:

• Utilizadores autorizados da The Wild Theory.
• Administradores, coordenadores e responsáveis da organização cliente.
• Clientes associados ao projeto ou campanha respetiva.
• Prestadores de alojamento, armazenamento, backup, email, segurança, suporte ou infraestrutura tecnológica.
• Prestadores de análise ou inteligência artificial, quando uma funcionalidade específica é utilizada.
• Autoridades públicas, tribunais ou reguladores, quando exigido por lei.

Os fornecedores atuam mediante instruções e obrigações contratuais de confidencialidade, segurança e proteção de dados.

Os dados de uma organização cliente não são disponibilizados a outra organização cliente, salvo quando exista autorização e fundamento contratual adequado.

9. Funcionalidades de inteligência artificial

O FieldFlow pode disponibilizar funcionalidades assistidas por inteligência artificial para analisar stocks, rotas, formulários, tendências ou outros dados operacionais.

Quando o utilizador aciona uma destas funcionalidades, apenas a informação necessária para gerar o resultado solicitado poderá ser enviada ao prestador tecnológico configurado para esse serviço.

Os resultados de inteligência artificial são auxiliares e devem ser revistos por uma pessoa. O FieldFlow não utiliza estas funcionalidades para tomar decisões exclusivamente automatizadas que produzam efeitos jurídicos sobre o utilizador.

10. Transferências internacionais

Alguns fornecedores tecnológicos podem tratar dados fora do Espaço Económico Europeu.

Quando isso acontecer, serão utilizadas garantias legalmente adequadas, como decisões de adequação, cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia ou outros mecanismos previstos na legislação de proteção de dados.

11. Conservação dos dados

Os dados são conservados apenas durante o período necessário para as finalidades descritas nesta política.

Os períodos podem depender de:

• Duração da conta, projeto, campanha ou relação contratual.
• Instruções da organização cliente responsável.
• Necessidades de auditoria, segurança ou resolução de incidentes.
• Prazos legais aplicáveis a documentação fiscal ou contabilística.
• Necessidade de defesa de direitos em processos judiciais ou administrativos.

Depois de terminado o período aplicável, os dados são eliminados, anonimizados ou mantidos apenas quando exista uma obrigação legal que justifique a conservação.

Cópias temporárias em sistemas de backup podem permanecer até ao ciclo normal de substituição e eliminação segura desses backups.

12. Segurança

A The Wild Theory adota medidas técnicas e organizativas destinadas a proteger os dados contra perda, alteração, acesso não autorizado, divulgação ou destruição.

Estas medidas podem incluir:

• Comunicações protegidas através de HTTPS.
• Autenticação e gestão segura de sessões.
• Perfis e permissões de acesso por função, cliente e projeto.
• Registos de segurança e controlo de atividade.
• Backups e mecanismos de recuperação.
• Atualizações e correções de segurança.
• Limitação do acesso por parte de trabalhadores e fornecedores.

Nenhum sistema é absolutamente imune a incidentes. Quando necessário, serão tomadas medidas de contenção, investigação e notificação nos termos da legislação aplicável.

13. Direitos dos titulares dos dados

Nos termos da legislação aplicável, o titular pode solicitar:

• Acesso aos seus dados pessoais.
• Retificação de dados incorretos ou incompletos.
• Apagamento dos dados, quando aplicável.
• Limitação do tratamento.
• Oposição ao tratamento baseado em interesse legítimo.
• Portabilidade dos dados, quando aplicável.
• Retirada do consentimento, sem afetar o tratamento anterior.
• Informação sobre decisões automatizadas, quando aplicável.

Para proteger o titular, poderá ser solicitada informação adicional destinada a confirmar a sua identidade.

O titular pode também apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados, CNPD, ou junto da autoridade de controlo competente no seu país de residência.

14. Eliminação da conta e dos dados

O utilizador pode solicitar a eliminação da sua conta FieldFlow e dos dados pessoais associados através do email geral@thewildtheory.com.

O pedido deve indicar:

• Nome do utilizador.
• Email utilizado na conta FieldFlow.
• Empresa ou organização associada.
• Indicação de que pretende eliminar a conta e os dados associados.

O que acontece depois do pedido

A conta será verificada e, quando aplicável, desativada e eliminada. Os dados pessoais diretamente associados serão eliminados ou anonimizados, exceto quando a conservação seja necessária para:

• Cumprir uma obrigação legal.
• Preservar registos fiscais, contabilísticos ou de auditoria.
• Executar instruções legítimas da organização cliente responsável.
• Resolver conflitos ou exercer e defender direitos.
• Investigar fraude, abuso ou incidentes de segurança.

Quando a conta tiver sido criada e gerida por uma organização cliente, essa organização poderá ser consultada para validar o pedido e determinar os dados operacionais que devam ser eliminados ou conservados.

15. Utilização por menores

O FieldFlow é uma ferramenta profissional destinada a utilizadores autorizados por empresas e organizações.

A aplicação não é dirigida a crianças nem foi concebida para recolher conscientemente dados de menores. Caso seja identificada uma conta de menor criada sem fundamento ou autorização adequada, poderão ser tomadas medidas para restringir ou eliminar a conta e os dados associados.

16. Alterações a esta política

Esta Política de Privacidade pode ser atualizada quando sejam introduzidas novas funcionalidades, alterados fornecedores ou modificadas obrigações legais ou práticas de tratamento.

A versão mais recente estará sempre disponível nesta página. Quando uma alteração for materialmente relevante, poderá ser apresentada uma notificação na aplicação, por email ou através da organização cliente.