Política de Privacidade

1. Responsável pelo tratamento

A aplicação FieldFlow é disponibilizada pela:

Proeza Condensada Unipessoal Lda
Marca comercial: The Wild Theory
Avenida da Boavista 1167, Sala 1.6
4100-130 Porto, Portugal
Email:
geral@thewildtheory.com

Para dados relacionados com a administração da aplicação, segurança,
suporte, faturação e gestão das contas, a Proeza Condensada Unipessoal
Lda atua como responsável pelo tratamento.

Quando o FieldFlow é utilizado para executar operações, campanhas,
visitas ou reportes de uma entidade cliente, essa entidade poderá atuar
como responsável pelo tratamento e a Proeza Condensada Unipessoal Lda
como subcontratante, de acordo com o contrato celebrado entre as partes.

2. Sobre o FieldFlow

O FieldFlow é uma plataforma operacional destinada a equipas de
merchandising, promotores, comerciais, coordenadores, gestores de
projeto e clientes autorizados.

A aplicação permite, entre outras funcionalidades:

• Consultar e executar rotas e visitas a pontos de venda.
• Preencher formulários operacionais e auditorias.
• Registar evidências fotográficas e observações.
• Consultar campanhas, briefings, stocks e produtos.
• Registar despesas e respetivos comprovativos.
• Consultar dashboards, relatórios e indicadores de execução.
• Exportar informação em Excel, PDF e CSV.

Acesso reservado:
o FieldFlow não é uma rede social nem uma aplicação de acesso público.
O acesso depende de uma conta autorizada pela The Wild Theory ou pela
organização cliente responsável.

3. Dados pessoais que podemos recolher

Dados de conta
Nome, email, empresa, equipa, função, perfil de acesso, identificador
de utilizador e estado da conta.
Dados operacionais
Rotas, lojas atribuídas, visitas, tarefas, respostas a formulários,
datas, horas, estados de execução, stocks, briefings e reportes.
Fotografias e anexos
Fotografias captadas pela câmara ou selecionadas pelo utilizador,
comprovativos de despesas, documentos, notas e outros anexos.
Dados de localização
Localização aproximada ou precisa quando necessária para validar uma
visita, apoiar uma rota, registar um ponto de partida ou confirmar um
ponto de venda.
Dados de despesas
Valor, data, categoria, descrição, campanha, comprovativo e estado de
validação ou aprovação.
Dados técnicos e de segurança
Endereço IP, dispositivo, sistema operativo, versão da aplicação,
identificadores de sessão, logs, data e hora de acesso e eventos de erro.
Dados de comunicação
Pedidos de suporte, mensagens, emails e informação enviada para
esclarecer problemas ou operações.
Resultados e indicadores
Métricas de execução, desempenho operacional, visitas concluídas,
evolução de stocks e outros indicadores associados à atividade.

O FieldFlow não vende dados pessoais nem utiliza os dados dos
utilizadores para publicidade comportamental.

4. Permissões utilizadas pela aplicação

O FieldFlow não solicita acesso amplo à biblioteca de fotografias.
O utilizador escolhe expressamente as imagens que pretende anexar.
A aplicação também não solicita acesso a contactos, microfone ou
armazenamento geral do dispositivo, salvo se uma funcionalidade futura
for ativada e esta política for previamente atualizada.

5. Como recolhemos os dados

Os dados podem ser recolhidos:

• Quando a conta é criada ou configurada por um administrador autorizado.
• Quando o utilizador inicia sessão na aplicação ou no portal web.
• Quando consulta ou executa uma rota ou visita.
• Quando preenche e submete um formulário ou reporte.
• Quando capta ou seleciona fotografias.
• Quando regista uma despesa ou envia um comprovativo.
• Quando utiliza uma funcionalidade de localização.
• Quando solicita suporte ou comunica com a The Wild Theory.
• Através de logs necessários para segurança, autenticação e diagnóstico.

6. Finalidades do tratamento

Os dados são tratados para:

• Criar, autenticar e gerir contas de utilizador.
• Disponibilizar as funcionalidades do FieldFlow.
• Planear, atribuir, executar e acompanhar rotas e visitas.
• Registar ações realizadas nos pontos de venda.
• Validar a localização de uma visita quando aplicável.
• Guardar evidências fotográficas e documentos operacionais.
• Produzir dashboards, relatórios, exportações e indicadores.
• Gerir stocks, produtos, campanhas, briefings e despesas.
• Assegurar suporte técnico e continuidade do serviço.
• Proteger a plataforma contra acessos indevidos, fraude ou abuso.
• Cumprir obrigações contratuais, contabilísticas, fiscais e legais.
• Melhorar a estabilidade e o desempenho da aplicação.

7. Fundamentos jurídicos

Consoante o tratamento, podemos basear-nos em:

• Execução de contrato, para fornecer o FieldFlow,
  gerir contas e executar os serviços contratados.
• Interesse legítimo, para segurança, prevenção de
  fraude, suporte, auditoria, melhoria e gestão operacional.
• Cumprimento de obrigação legal, nomeadamente em
  matérias fiscais, contabilísticas, laborais ou de cooperação com
  autoridades.
• Consentimento, quando a lei o exigir, por exemplo
  para permissões opcionais ou tratamentos adicionais.

8. Quem pode receber ou consultar os dados

O acesso é limitado ao necessário e pode incluir:

• Utilizadores autorizados da The Wild Theory.
• Administradores, coordenadores e responsáveis da organização cliente.
• Clientes associados ao projeto ou campanha respetiva.
• Prestadores de alojamento, armazenamento, backup, email,
  segurança, suporte ou infraestrutura tecnológica.
• Prestadores de análise ou inteligência artificial, quando uma
  funcionalidade específica é utilizada.
• Autoridades públicas, tribunais ou reguladores, quando exigido por lei.

Os fornecedores atuam mediante instruções e obrigações contratuais de
confidencialidade, segurança e proteção de dados.

Os dados de uma organização cliente não são disponibilizados a outra
organização cliente, salvo quando exista autorização e fundamento
contratual adequado.

9. Funcionalidades de inteligência artificial

O FieldFlow pode disponibilizar funcionalidades assistidas por
inteligência artificial para analisar stocks, rotas, formulários,
tendências ou outros dados operacionais.

Quando o utilizador aciona uma destas funcionalidades, apenas a
informação necessária para gerar o resultado solicitado poderá ser
enviada ao prestador tecnológico configurado para esse serviço.

Os resultados de inteligência artificial são auxiliares e devem ser
revistos por uma pessoa. O FieldFlow não utiliza estas funcionalidades
para tomar decisões exclusivamente automatizadas que produzam efeitos
jurídicos sobre o utilizador.

10. Transferências internacionais

Alguns fornecedores tecnológicos podem tratar dados fora do Espaço
Económico Europeu.

Quando isso acontecer, serão utilizadas garantias legalmente adequadas,
como decisões de adequação, cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela
Comissão Europeia ou outros mecanismos previstos na legislação de
proteção de dados.

11. Conservação dos dados

Os dados são conservados apenas durante o período necessário para as
finalidades descritas nesta política.

Os períodos podem depender de:

• Duração da conta, projeto, campanha ou relação contratual.
• Instruções da organização cliente responsável.
• Necessidades de auditoria, segurança ou resolução de incidentes.
• Prazos legais aplicáveis a documentação fiscal ou contabilística.
• Necessidade de defesa de direitos em processos judiciais ou administrativos.

Depois de terminado o período aplicável, os dados são eliminados,
anonimizados ou mantidos apenas quando exista uma obrigação legal que
justifique a conservação.

Cópias temporárias em sistemas de backup podem permanecer até ao ciclo
normal de substituição e eliminação segura desses backups.

12. Segurança

A The Wild Theory adota medidas técnicas e organizativas destinadas a
proteger os dados contra perda, alteração, acesso não autorizado,
divulgação ou destruição.

Estas medidas podem incluir:

• Comunicações protegidas através de HTTPS.
• Autenticação e gestão segura de sessões.
• Perfis e permissões de acesso por função, cliente e projeto.
• Registos de segurança e controlo de atividade.
• Backups e mecanismos de recuperação.
• Atualizações e correções de segurança.
• Limitação do acesso por parte de trabalhadores e fornecedores.

Nenhum sistema é absolutamente imune a incidentes. Quando necessário,
serão tomadas medidas de contenção, investigação e notificação nos
termos da legislação aplicável.

13. Direitos dos titulares dos dados

Nos termos da legislação aplicável, o titular pode solicitar:

• Acesso aos seus dados pessoais.
• Retificação de dados incorretos ou incompletos.
• Apagamento dos dados, quando aplicável.
• Limitação do tratamento.
• Oposição ao tratamento baseado em interesse legítimo.
• Portabilidade dos dados, quando aplicável.
• Retirada do consentimento, sem afetar o tratamento anterior.
• Informação sobre decisões automatizadas, quando aplicável.

Para proteger o titular, poderá ser solicitada informação adicional
destinada a confirmar a sua identidade.

O titular pode também apresentar reclamação junto da
Comissão Nacional de Proteção de Dados, CNPD, ou junto
da autoridade de controlo competente no seu país de residência.

14. Eliminação da conta e dos dados

O utilizador pode solicitar a eliminação da sua conta FieldFlow e dos
dados pessoais associados através do email
geral@thewildtheory.com.

O pedido deve indicar:

• Nome do utilizador.
• Email utilizado na conta FieldFlow.
• Empresa ou organização associada.
• Indicação de que pretende eliminar a conta e os dados associados.

Solicitar eliminação da conta

O que acontece depois do pedido

A conta será verificada e, quando aplicável, desativada e eliminada.
Os dados pessoais diretamente associados serão eliminados ou
anonimizados, exceto quando a conservação seja necessária para:

• Cumprir uma obrigação legal.
• Preservar registos fiscais, contabilísticos ou de auditoria.
• Executar instruções legítimas da organização cliente responsável.
• Resolver conflitos ou exercer e defender direitos.
• Investigar fraude, abuso ou incidentes de segurança.

Quando a conta tiver sido criada e gerida por uma organização cliente,
essa organização poderá ser consultada para validar o pedido e determinar
os dados operacionais que devam ser eliminados ou conservados.

Prazo de resposta:
os pedidos serão tratados sem demora injustificada e dentro dos prazos
previstos na legislação de proteção de dados.

15. Utilização por menores

O FieldFlow é uma ferramenta profissional destinada a utilizadores
autorizados por empresas e organizações.

A aplicação não é dirigida a crianças nem foi concebida para recolher
conscientemente dados de menores. Caso seja identificada uma conta de
menor criada sem fundamento ou autorização adequada, poderão ser tomadas
medidas para restringir ou eliminar a conta e os dados associados.

16. Alterações a esta política

Esta Política de Privacidade pode ser atualizada quando sejam
introduzidas novas funcionalidades, alterados fornecedores ou modificadas
obrigações legais ou práticas de tratamento.

A versão mais recente estará sempre disponível nesta página. Quando uma
alteração for materialmente relevante, poderá ser apresentada uma
notificação na aplicação, por email ou através da organização cliente.

17. Contactos sobre privacidade

Para questões, pedidos de direitos, eliminação de conta ou esclarecimentos:

Proeza Condensada Unipessoal Lda
The Wild Theory
Avenida da Boavista 1167, Sala 1.6
4100-130 Porto, Portugal

Email:

geral@thewildtheory.com

Contactar sobre privacidade